إدارة منافسات الجمعيات والأوقاف: من كراسة الشروط إلى الترسية
حين تقرر جمعية أو وقف بناء مبنى استثماري أو تشطيب مقر أو اختيار مكتب هندسي، يصبح السؤال: كيف نختار المتعاقد بطريقة لا يُطعن فيها؟ أعضاء المجلس متطوعون في الغالب، والمال مال متبرعين وواقفين، وأي خطأ في إجراءات الترسية يتحول إلى مسؤولية شخصية. إدارة المنافسة باحتراف هي ما يفصل بين قرار يمكن الدفاع عنه وقرار يثير الأسئلة.
الخلاصة في سطور
الجمعيات والأوقاف ليست جهات حكومية، فالأصل أن منافساتها تحكمها لائحتها الأساسية وسياسة مشترياتها المعتمدة وقواعد الحوكمة، لا نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
المادة الثانية والثلاثون من اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية تجعل مجلس الإدارة مسؤولًا عن أموال الجمعية وممتلكاتها، وتلزمه بمتابعة ما يفوّضه لغيره.
المادة الحادية والأربعون من قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية توجب على العضو الإفصاح عن تعارض المصالح قبل المناقشة، وإثباته في المحضر، وعدم الحضور والتصويت.
الترسية التي يمكن الدفاع عنها هي التي سبقتها معايير معلنة ولحقتها محاضر موقعة.
لماذا تتعثر منافسات القطاع غير الربحي؟
المحاضر والإعلانات التي تنشرها الجمعيات على مواقعها تُظهر أنماطًا متكررة:
تمديد موعد المناقصة لأن عدد المتقدمين قليل.
تأجيل فتح المظاريف لتعديل وثائق الطرح بعد أن استُلمت العروض.
اعتماد موازنة للتشطيب أو البناء دون تحديد آلية اختيار المقاول.
إعلان مختصر بمهلة قصيرة وتسليم يدوي للعروض، فلا يعلم به إلا القريبون من الجمعية.
هذه ليست مخالفات بالضرورة، لكنها علامات على أن المنافسة تُدار باجتهاد لا بنظام، وأن المشروع سيتأخر أو يُرسّى بسعر أعلى مما يلزم.
مراحل إدارة المنافسة
التحقق من الصلاحية: من يملك قرار الطرح والترسية بحسب اللائحة الأساسية وجدول الصلاحيات، وهل الموازنة معتمدة.
إعداد كراسة الشروط: نطاق العمل، المواصفات، شروط التأهيل، الضمانات، مسودة العقد، ومعايير التقييم بأوزانها.
الإعلان والدعوة: نشر كافٍ ومهلة معقولة، مع دعوة مباشرة للمؤهلين لتوسيع المنافسة.
الاستفسارات والملاحق: أي توضيح أو تعديل يُرسل لجميع المتنافسين كتابة وقبل موعد التقديم.
استلام العروض وفتح المظاريف: في موعد واحد، بلجنة، وبمحضر موقع.
التقييم: الفني أولًا ثم المالي، وفق المعايير المعلنة دون إضافة معيار بعد الفتح.
التوصية والترسية: محضر مسبَّب يُرفع لصاحب الصلاحية، ثم إشعار المتنافسين بالنتيجة.
التعاقد والمتابعة: توقيع العقد واستلام الضمانات، ثم متابعة التنفيذ والمستخلصات.
ما الذي يجعل الترسية قابلة للدفاع عنها؟
معايير تقييم مكتوبة ومعلنة قبل استلام العروض.
فصل بين من يعدّ الكراسة ومن يقيّم ومن يعتمد.
إقرار مكتوب بعدم تعارض المصالح من كل عضو في اللجنة.
تسبيب استبعاد أي عرض، وتسبيب الترسية على غير الأقل سعرًا إن حدثت.
ملف واحد يجمع الإعلان والعروض والمحاضر والمراسلات، يُحفظ للمراجعة.
وقواعد الحوكمة تجعل مراجعة العقود التي تكون الجمعية طرفًا فيها من اختصاص لجنة المراجعة الداخلية، وتلزم الجمعيات التي تبلغ إيراداتها السنوية خمسة ملايين ريال فأكثر بتشكيل هذه اللجنة.
تعارض المصالح: أكثر ما يُسقط المنافسات
بحسب المادة الحادية والأربعين من قواعد الحوكمة، لا يجوز أن تكون لعضو المجلس مصلحة في أعمال الجمعية وعقودها إلا بموافقة الجمعية العمومية، وتُجدد الموافقة سنويًا. وإذا لم يُفصح العضو جاز لكل ذي مصلحة وللمركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي المطالبة قضائيًا بإبطال التصرف أو إلزام العضو برد ما حصل عليه. وفي الأوقاف يُمنع الناظر من التعاقد مع نفسه أو أقاربه حتى الدرجة الثانية.
متى تُسند إدارة المنافسة لجهة خارجية؟
مشروع إنشائي كبير قياسًا بحجم الجمعية، ولا توجد إدارة مشتريات متفرغة.
أحد المتنافسين المحتملين له صلة بعضو في المجلس، ويريد المجلس إبعاد الشبهة.
مانح أو ممول يشترط إجراءات موثقة قبل صرف الدعم.
منافسة سابقة تعثرت أو مُدّدت أكثر من مرة.
تتولى شركة محمود عادل الثمالي للمحاماة هذا الدور من مكاتبها في الرياض وجدة والطائف والخبر: إعداد أو مراجعة سياسة المشتريات، صياغة كراسة الشروط ومعايير التقييم، إدارة الإعلان والاستفسارات وفتح المظاريف ومحاضر اللجان، ثم صياغة العقد. والقرار يبقى للمجلس. ومن يدير المنافسة لا يتقدم لها هو ولا من يرتبط به.
أسئلة شائعة
هل تلتزم الجمعية بنظام المنافسات والمشتريات الحكومية؟
الأصل أنه يخاطب الجهات الحكومية. لكن الجمعية ملزمة بلائحتها الأساسية وسياساتها المعتمدة وقواعد الحوكمة، وقد يلزمها عقد الدعم أو المنحة بإجراءات محددة.
هل تجوز الترسية على عرض ليس الأقل سعرًا؟
نعم إذا كانت معايير التقييم المعلنة تجمع بين الفني والمالي وكان العرض الفائز هو الأعلى وفقها، مع تسبيب ذلك في المحضر.
هل يجوز التعاقد المباشر دون منافسة؟
بحسب ما تجيزه سياسة المشتريات المعتمدة وحدود الصلاحيات فيها. وإذا لم توجد سياسة مكتوبة فاعتمادها أول ما يُبدأ به قبل أي تعاقد كبير.
هذا المقال للتوعية العامة ولا يغني عن مراجعة لائحة كل جهة وسياساتها.
تعليقات