التزامات الجمعية أمام المركز الوطني: التقارير والمواعيد والامتثال في تقويم واحد
أغلب مخالفات الجمعيات لا تأتي من قرار خاطئ، بل من موعد فات. التزامات الجمعية أمام المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي موزعة بين اللائحة التنفيذية وقواعد الحوكمة ونظام جمع التبرعات، ولا أحد يجمعها إن لم يجمعها المدير التنفيذي. هذا المقال يرتبها في تقويم واحد.
الخلاصة في سطور
الحساب الختامي والتقارير المالية المدققة تُرفع للمركز بعد إقرارها من الجمعية العمومية، خلال أربعة أشهر من نهاية السنة المالية.
طلبات المركز يُرد عليها خلال عشرة أيام.
المجلس مسؤول نظامًا عن هذه الالتزامات، والمدير التنفيذي هو من يعدّ ويتابع، فتقصيره فيها تقصير في صميم عمله.
تقويم المواعيد النظامية
الالتزام | الموعد | المصدر |
رفع الحساب الختامي والتقارير المالية المدققة للمركز | خلال أربعة أشهر من نهاية السنة المالية | اللائحة التنفيذية، المادة 29 |
اجتماعات مجلس الإدارة | أربعة في السنة على الأقل، بمعدل اجتماع كل ثلاثة أشهر | اللائحة التنفيذية، المادة 28 |
إرسال صورة من محضر الجمعية العمومية ومحضر فرز الأصوات | خلال خمسة عشر يومًا | اللائحة التنفيذية، المادة 21 |
الرد على طلبات المركز للبيانات والمعلومات | خلال عشرة أيام | اللائحة التنفيذية، المادة 29 |
كل تغيير يطرأ على حال أعضاء مجلس الإدارة أو المسؤول التنفيذي | أخذ موافقة المركز خلال خمسة عشر يومًا من حدوث التغيير | اللائحة التنفيذية، المادة 29 |
إشعار المركز بتشكيل اللجان وقراراتها | خلال خمسة أيام | قواعد الحوكمة، المادة 20 |
كشف الحساب والتقرير المالي لحملة التبرعات | خلال خمسة عشر يومًا من انتهاء الحملة | نظام جمع التبرعات، المادة 10 |
ما الذي يجب نشره؟
توجب اللائحة التنفيذية نشر الحساب الختامي والتقارير المالية والإدارية في مقر الجمعية أو موقعها الإلكتروني. وكثير من الجمعيات يكتفي بالقوائم المالية ويغفل التقرير الإداري، أو ينشر ملفات مصورة لا تُقرأ.
التقرير السنوي: ماذا يتضمن؟
تحدد المادة الثانية والأربعون من قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية محتواه، ومنه:
أسماء أعضاء المجلس واللجان وشاغلي الوظائف القيادية ومؤهلاتهم وخبراتهم.
عدد اجتماعات المجلس واللجان وتواريخها وسجل الحضور.
سياسة المكافآت وتفاصيلها.
أي عقوبة أو جزاء فُرض على الجمعية، مع سبب المخالفة وطريقة علاجها.
الأعمال والعقود التي فيها مصلحة لعضو مجلس أو موظف قيادي.
تحفظات المراجع الخارجي على القوائم المالية وآلية معالجتها.
التزامان يُغفلان كثيرًا
مكافحة غسل الأموال
الجمعيات داخلة في تعريف المنظمات غير الهادفة إلى الربح في نظام مكافحة غسل الأموال. ويلزمها بحسب المادة الخامسة عشرة منه إبلاغ الإدارة العامة للتحريات المالية فورًا وبشكل مباشر عند الاشتباه في عملية، والاستجابة لما تطلبه من معلومات إضافية. ويتطلب ذلك عمليًا إجراء داخليًا مكتوبًا يحدد من يلاحظ ومن يبلّغ.
حماية بيانات المستفيدين والمتبرعين
تحتفظ الجمعيات ببيانات حساسة: أحوال المستفيدين المالية والصحية والأسرية، وبيانات المتبرعين. قواعد الحوكمة توجب المحافظة على سرية معلومات المانحين والمستفيدين، ونظام حماية البيانات الشخصية يحكم جمعها وحفظها ومشاركتها مع الغير. نشر صور المستفيدين وأسمائهم في حملات التسويق أكثر ما يقع فيه الخطأ.
كيف يُدار التقويم؟
جدول واحد بكل التزام: موعده، ومصدره، والمسؤول عنه، والمستند الذي يثبت تنفيذه.
تنبيه قبل كل موعد بمدة تكفي للإعداد والاعتماد.
بند ثابت في كل اجتماع للمجلس يعرض ما نُفّذ وما تأخر.
حفظ ما يثبت الرفع والإرسال، فهو الدليل عند أي ملاحظة لاحقة.
كيف نساعد؟
تجري شركة محمود عادل الثمالي للمحاماة فحص امتثال للجمعية يحصر التزاماتها ومواعيدها وما فاتها، وتعدّ تقويم الالتزامات والسياسات الناقصة، وتمثل الجمعية أمام المركز عند ورود ملاحظة أو مخالفة.
أسئلة شائعة
متى تُرفع القوائم المالية للجمعية إلى المركز؟
بعد إقرارها من الجمعية العمومية، وخلال أربعة أشهر من نهاية السنة المالية.
هل تُلزم كل جمعية بلجنة مراجعة داخلية؟
تُلزم بها، وبلجنة للترشيحات والمكافآت، الجمعية التي يبلغ إجمالي إيراداتها خمسة ملايين ريال سنويًا فأكثر، بحسب المادة العشرين من قواعد الحوكمة.
من يُسأل إذا فات موعد نظامي؟
المجلس مسؤول أمام المركز عن التزام الجمعية بالأنظمة. والمدير التنفيذي يُسأل أمام المجلس عما فُوّض إليه إعداده ومتابعته.
هذا المقال للتوعية العامة، والمواعيد تُراجع على النصوص السارية وتعليمات المركز عند التطبيق.
تعليقات