عقود الجمعية وتعارض المصالح: ما يراجعه المدير التنفيذي قبل التوقيع
العقد الذي يوقّعه المدير التنفيذي يُلزم الجمعية سنوات بعد أن يغادر هو والمجلس الذي عيّنه. وفي جهة تُدار بمال متبرعين، يُسأل عن العقد من ثلاث جهات: المجلس، والمركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي، وكل ذي مصلحة. المراجعة قبل التوقيع أقل كلفة من أي دفاع بعده.
الخلاصة في سطور
المادة الحادية والأربعون من قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية: لا يجوز أن تكون لعضو المجلس مصلحة في أعمال الجمعية وعقودها إلا بموافقة الجمعية العمومية، وتُجدد الموافقة سنويًا.
المادة الثانية والأربعون: يُفصح التقرير السنوي عن الأعمال والعقود التي فيها مصلحة لعضو مجلس أو موظف قيادي أو من له علاقة بهم. فالمدير التنفيذي نفسه داخل في الإفصاح.
مراجعة العقود التي تكون الجمعية طرفًا فيها من اختصاص لجنة المراجعة الداخلية.
عند عدم الإفصاح يجوز لكل ذي مصلحة وللمركز المطالبة قضائيًا بإبطال التصرف أو برد المنفعة التي تحققت.
خمسة أسئلة قبل التوقيع
هل أملك صلاحية التوقيع على عقد بهذه القيمة والمدة بحسب جدول الصلاحيات؟
هل للطرف الآخر صلة بعضو في المجلس، أو بموظف قيادي، أو بي شخصيًا؟
هل اختير المتعاقد بمقارنة عروض موثقة وفق سياسة المشتريات؟
هل للعقد بند في الموازنة المعتمدة، وهل مصدره مال مخصص لهذا الغرض؟
هل العقد مكتوب، ويحدد المخرجات والمدة والمقابل وطريقة الإنهاء؟
إذا كان جواب السؤال الثاني نعم، فالعقد لا يُوقَّع قبل الإفصاح والموافقة.
تعارض المصالح: ما المطلوب عمليًا؟
يفصح العضو عن مصلحته قبل مناقشة الموضوع، ويُثبت الإفصاح في المحضر.
لا يحضر المناقشة ولا يصوّت.
تُعرض المسألة على الجمعية العمومية للموافقة، وتُجدد سنويًا ما دام التعامل قائمًا.
من يشك في وجود تعارض يطلب الإرشاد كتابة من رئيس المجلس.
دور المدير التنفيذي هنا أن يسأل، وأن يرفع ما يعلمه، وألا ينفذ عقدًا يعلم أن فيه مصلحة غير مفصح عنها.
عقود تتكرر فيها المشكلات
تأجير عقارات الجمعية وأوقافها وعقود تشغيلها لمدد طويلة.
عقود تسويق الحملات وجمع التبرعات.
عقود المقاولات والتشطيب والإشراف الهندسي.
التوريد من منشآت يملكها أقارب أعضاء أو موظفين.
اتفاقيات المنح مع الجهات المانحة وما فيها من شروط صرف وتقارير.
وطريقة اختيار المتعاقد شرحناها في مقال إدارة منافسات الجمعيات والأوقاف: من كراسة الشروط إلى الترسية.
بنود لا يُستغنى عنها
نطاق العمل والمخرجات ومعايير قبولها.
المدة، والتجديد بقرار لا تلقائيًا.
المقابل وجدول الدفع المرتبط بالإنجاز، والضمانات.
سرية بيانات المتبرعين والمستفيدين وحدود استخدامها. قواعد الحوكمة توجب المحافظة على سرية معلوماتهم، ونظام حماية البيانات الشخصية يحكم معالجتها ومشاركتها مع الغير.
حق الجمعية في الإنهاء عند الإخلال، ومنع التنازل عن العقد للغير.
إقرار المتعاقد بعدم وجود علاقة بينه وبين أعضاء المجلس والقياديين، أو بيانها.
بعد التوقيع
يُقيَّد العقد في سجل عقود يبيّن الطرف والقيمة والمدة وتاريخ التجديد ومن وافق عليه. هذا السجل هو مصدر الإفصاح في التقرير السنوي، وهو أول ما تطلبه لجنة المراجعة والمراجع الخارجي.
كيف نساعد؟
تراجع شركة محمود عادل الثمالي للمحاماة عقود الجمعيات والأوقاف قبل توقيعها، وتعدّ نماذج عقود معتمدة وسياسة تعارض مصالح ونموذج إفصاح، وتفحص العقود السارية لتحديد ما يحتاج تصحيحًا أو عرضًا على الجمعية العمومية.
أسئلة شائعة
هل يجوز للجمعية التعاقد مع شركة يملكها عضو في مجلس الإدارة؟
لا يجوز إلا بعد إفصاح العضو، وامتناعه عن حضور المناقشة والتصويت، وموافقة الجمعية العمومية التي تُجدد سنويًا.
هل يشمل تعارض المصالح المدير التنفيذي؟
نعم من جهة الإفصاح: التقرير السنوي يبيّن العقود التي فيها مصلحة لأحد الموظفين القياديين أو من له علاقة بهم. وسياسة تعارض المصالح في الجمعية ينبغي أن تنص على ذلك صراحة.
ماذا لو اكتُشف عقد قائم فيه مصلحة غير مفصح عنها؟
يُرفع للمجلس كتابة فور العلم به، وتُدرس الخيارات: عرضه على الجمعية العمومية، أو تعديله، أو إنهاؤه. التأخر في الرفع ينقل جزءًا من المسؤولية إلى من علم وسكت.
هذا المقال للتوعية العامة ولا يغني عن مراجعة كل عقد بحسب وقائعه.
تعليقات