عقد الجمعية العامة عن بُعد للشركات والجمعيات الأهلية: نظام موثق من الدعوة حتى المحضر
يتيح نظام الجمعيات العامة عن بُعد لدى شركة محمود عادل الثمالي للمحاماة عقد جمعيات الشركاء والمساهمين والجمعيات العمومية للجمعيات الأهلية عبر وسائل التقنية، مع توثيق كل إجراء: الدعوة، والتحقق من الحضور والنصاب، والمداولات، والتصويت، والمحضر. نُعدّ المستندات ونُدير الاجتماع، ويحضر الشركاء أو الأعضاء من أي مكان.
شركة محمود عادل الثمالي للمحاماة: مكاتب في الرياض (حي العليا) وجدة والطائف والخبر، وخدمة عن بُعد لبقية المدن. اطلع على شهاداتنا واعتماداتنا
لمن صُمم هذا النظام
شركات المساهمة والمساهمة المبسطة.
الشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات العائلية التي يتوزع شركاؤها بين مدن أو دول.
الجمعيات الأهلية والمؤسسات التي تعقد جمعياتها العمومية سنوياً أو لانتخاب مجالسها.
مجالس الإدارة التي تحتاج اجتماعات موثقة بين الجمعيات.
السند النظامي
يجيز نظام الشركات الصادر بالمرسوم الملكي (م/132) وتاريخ 1/12/1443هـ عقد الجمعية العامة للمساهمين واشتراك المساهم في المداولات والتصويت بوسائل التقنية الحديثة (المادة 84)، ويقرر الحكم نفسه لجمعية الشركاء في الشركة ذات المسؤولية المحدودة (المادة 165) وللشركة المساهمة المبسطة (المادة 146)، ويجيز اجتماعات مجلس الإدارة بهذه الوسائل (المادة 80).
وفي القطاع غير الربحي، أتاحت اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية النافذة منذ يونيو 2026 عقد الاجتماعات والتصويت واتخاذ القرارات عبر الوسائل التقنية.
ويبقى الانعقاد مقيداً بما يقرره عقد التأسيس أو النظام الأساس أو اللائحة الأساسية، وبالضوابط التي تصدرها الجهات المختصة، ولذلك نراجعها قبل توجيه الدعوة.
كيف يعمل النظام: ست مراحل موثقة
الدعوة: نصوغ الدعوة وجدول الأعمال ونرسلها في المدة والوسيلة التي يحددها النظام والوثائق التأسيسية، ونحفظ ما يثبت الإرسال.
التسجيل والتحقق: نتحقق من هوية كل شريك أو عضو ومن صحة الإنابات قبل الاجتماع، ونستبعد ما لا يستوفي الشروط.
النصاب: نحسب النصاب من الحضور الفعلي والإنابات المقبولة، ونثبته عند افتتاح الاجتماع.
المداولات: ندير الاجتماع ونسجل المداخلات والاعتراضات بأسماء أصحابها.
التصويت: يصوّت كل حاضر على كل بند، وتُحتسب النتيجة بالأغلبية المقررة لنوع الجمعية، عادية أو غير عادية.
المحضر والأرشفة: نحرر المحضر بنتيجة التصويت على كل قرار، مع قائمة الحضور والإنابات، ونحفظ سجل الاجتماع كاملاً للرجوع إليه عند أي اعتراض أو رقابة.
الأخطاء التي يمنعها التوثيق
أغلب الطعون في قرارات الجمعيات العامة لا تتعلق بمضمون القرار، بل بإجراء معيب. من أمثلة ما نراه في محاضر تُعرض علينا للمراجعة:
تضارب عدد الحاضرين بين متن المحضر وكشف الحضور.
نماذج إنابة ناقصة البيانات أو متعارضة.
عرض بند من اختصاص الجمعية غير العادية على جمعية عادية.
محضر لا يذكر نتيجة التصويت على كل قرار، أو يوقعه غير رئيس الاجتماع.
التوثيق الكامل للحضور والتصويت يجعل كل رقم في المحضر قابلاً للإثبات.
ما الذي تحصل عليه
مراجعة مسبقة لعقد التأسيس أو النظام الأساس أو اللائحة الأساسية وجدول الأعمال.
إعداد الدعوة ونماذج الإنابة والمحضر.
إدارة الاجتماع وتشغيل التصويت.
محضر نهائي جاهز للتوقيع والإيداع لدى الجهة المختصة.
أرشيف كامل للاجتماع.
أسئلة شائعة
هل يجوز نظاماً عقد الجمعية العامة للشركة عن بُعد؟
نعم. يجيز نظام الشركات عقد الجمعية العامة واشتراك المساهمين أو الشركاء في المداولات والتصويت بوسائل التقنية الحديثة، في شركة المساهمة والمساهمة المبسطة والشركة ذات المسؤولية المحدودة، مع مراعاة ما تقرره الوثائق التأسيسية للشركة.
هل تستطيع الجمعية الأهلية عقد جمعيتها العمومية إلكترونياً؟
نعم. أتاحت اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية النافذة منذ يونيو 2026 عقد الاجتماعات والتصويت واتخاذ القرارات عبر الوسائل التقنية، مع الالتزام باللائحة الأساسية للجمعية وتعليمات المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي.
كيف يُحسب النصاب في الاجتماع عن بُعد؟
يُحسب من الشركاء أو الأعضاء الذين سجلوا حضورهم بعد التحقق من هويتهم، ومن الإنابات المقبولة، ويُثبت رقمه في المحضر عند افتتاح الاجتماع.
هل يمكن الجمع بين الحضور في القاعة والحضور عن بُعد؟
نعم. نسجل الحاضرين في القاعة والحاضرين عن بُعد في قائمة حضور واحدة، ويصوّت الجميع على البنود نفسها، وتُحتسب النتيجة مرة واحدة.
ماذا لو اعترض شريك أو عضو على صحة الاجتماع لاحقاً؟
يُرجع إلى سجل الاجتماع المحفوظ: ما يثبت إرسال الدعوة، والتحقق من الهوية، والنصاب، ونتيجة التصويت على كل بند. هذا السجل هو ما يُقدَّم للجهة المختصة أو للمحكمة.
تعليقات